Arquivos em ordem: retenção, LGPD e a memória que a lei exige

Celebrado em 20 de outubro — data da criação da Associação dos Arquivistas Brasileiros, em 1971 —, o Dia do Arquivista homenageia uma profissão regulamentada pela Lei nº 6.546/1978 e mais estratégica do que nunca. Na era do dado infinito, o arquivista responde à pergunta que vale milhões em processos e multas: o que guardar, por quanto tempo, e o que destruir com segurança — e com recibo.

De onde vem a profissão

A Lei de Arquivos (nº 8.159/1991) define a gestão documental como dever do poder público, e o Conarq normatiza tabelas de temporalidade — o cronograma oficial de vida de cada documento. O Arquivo Nacional, criado em 1838, guarda desde a Lei Áurea até processos que ainda hoje provam direitos: arquivo não é passado; é prova viva.

Guardar tudo é tão arriscado quanto perder

A LGPD inverteu a lógica do ‘guarda para sempre’: dado pessoal sem finalidade é passivo, não ativo. Política de retenção séria cruza prazos legais (trabalhista, fiscal, cível) com minimização de dados — e descarta com método: eliminação segura, termo de destruição, trilha de auditoria. Quem guarda demais paga em vazamento; quem guarda de menos, em condenação.

Do papel ao born-digital

Digitalizar com valor legal exige padrões (Decreto nº 10.278/2020); preservar documento nativo digital exige mais: formatos abertos, metadados, migração planejada. E-mail de dez anos atrás em servidor desativado não é arquivo — é loteria. Gestão documental virou disciplina de TI, jurídico e governança ao mesmo tempo: o arquivista é o maestro desse trio.

Referências

• Lei nº 6.546/1978 · Regulamenta a profissão de arquivista — acessar
• Lei nº 8.159/1991 — Lei de Arquivos · Política nacional de arquivos públicos e privados — acessar
• Arquivo Nacional / Conarq · Gestão documental e tabelas de temporalidade — acessar